2. если завязались, и есть база и детализация, деление на личные/деловые
Личные переговоры сотрудников и сторонних абонентов
Сотрудник может использовать мобильную связь, оплачиваемую в рамках корпоративного тарифа, в личных целях. Кроме того, к корпоративному тарифному плану в силу его относительной дешевизны нередко бывают подключены лица, не являющиеся сотрудниками организации: родственники, друзья руководителя и т. д.
Организация либо оплачивает такие расходы за счет чистой прибыли, остающейся после налогообложения, либо, что бывает чаще, взыскивает их с абонентов. Начнем со второго случая.
Если сотрудники и сторонние абоненты возмещают стоимость переговоров…
Организация может возместить расходы на оплату личных переговоров сотрудника путем удержания соответствующих сумм из его зарплаты на основании его заявления. Как эта операция отражается в налоговом учете? Организация должна включить суммы, полученные от работников, в состав доходов. Суммы, оплаченные оператору связи как за производственные, так и за личные звонки сотрудников, относятся к прочим расходам.
Поскольку операция по возмещению работниками затрат на оплату их личных телефонных переговоров расценивается как реализация услуг для работников, организация должна начислить НДС на стоимость телефонных переговоров. При этом операция должна быть оформлена соответствующими документами: копиями счетов оператора, предъявленными работнику, счетами-фактурами, платежными документами и т. п. А сумму начисленного НДС необходимо отразить в книге продаж.
Сумму «входного» НДС, относящуюся как к служебным, так и к личным звонкам сотрудников, стоимость которых они возместили, организация может принять к вычету. Если, конечно, соблюдаются все необходимые условия для применения вычета, установленные статьями 171 и 172 НК РФ: услуги связи оказаны, НДС оператору связи оплачен и от него получен счет-фактура.
Если же организация оплатила за сотрудника стоимость его личных переговоров и не удержала эту сумму из его заработной платы, то у организации не возникает права на вычет «входного» НДС. А если налог ранее был принят к вычету, организации придется восстановить те суммы «входного» НДС, которые относятся к личным телефонным разговорам сотрудников.
Теперь посмотрим, возникает ли объект налогообложения по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. ЕСН, а соответственно, и страховые взносы в ПФР начислять не надо. Но только в случае, если суммы за личные переговоры удержаны из зарплаты сотрудника в том же месяце, в котором организация оплатила счет за мобильную связь. Если организация, получив счет от оператора связи, оплачивает его полностью, но из зарплаты сотрудника за данный месяц сумму возмещения за личные звонки не удерживает, то возникает необходимость начисления ЕСН. Таким образом, сотрудник получил не только зарплату, но и дополнительный доход — оплату телефонных разговоров в интересах работника. Данные выплаты включаются в налоговую базу по ЕСН в соответствии с пунктом 1 статьи 237 НК РФ. Такова позиция налоговых органов.
Аналогичная ситуация складывается и с налогом на доходы физических лиц. Если у сотрудника вычтут из зарплаты сумму за личные переговоры не в том месяце, когда оплачивался счет по корпоративной мобильной связи, а позже, у него возникнет материальная выгода. Получается, что организация кредитовала сотрудника, оплатив его личные переговоры и не взяв с него своевременно возмещение этих сумм. В данном случае у организации возникнет обязанность по исчислению и удержанию налога в части материальной выгоды в соответствии со статьей 212 НК РФ. Именно так будут расценивать данную операцию налоговые органы при проведении налоговой проверки.
В бухучете рассматриваемые операции отражаются такими проводками:
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по оплате услуг связи» КРЕДИТ 60
— отражена задолженность сотрудника по возмещению стоимости услуг связи в личных целях;
ДЕБЕТ 19 субсчет «Налог на добавленную стоимость при приобретении возмездных услуг» КРЕДИТ 60
— отражена сумма НДС по приобретенным услугам связи;
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по оплате услуг связи» КРЕДИТ 19 субсчет «Налог на добавленную стоимость при приобретении возмездных услуг»
— списан НДС по телефонным переговорам сотрудника в личных целях, не возмещаемый в установленном порядке;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по оплате услуг связи»
— погашена задолженность сотрудника путем удержания причитающейся суммы из заработной платы.
Сторонние абоненты, подключенные к корпоративному тарифному плану, как правило, вносят оплату в кассу организации. У организации возникают те же обязанности по налогам, как и в отношении своих сотрудников. Единственное исключение касается единого социального налога. Объекта налогообложения по ЕСН не возникает, даже если она своевременно не возьмет со сторонних абонентов сумму возмещения расходов на услуги мобильной связи. Причина в том, что у организации нет трудовых отношений со сторонними абонентами.